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Reisekosten – ein kompliziertes Thema für Unternehmen und Arbeitnehmer

Das deutsche Steuerrecht ist in vielen Belangen vergleichsweise kompliziert. Das gilt besonders für den Bereich der Reisekosten, die unter dem offiziellen Begriff der “beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit” steuerlich geltend gemacht werden können.

Reisekosten

Zu den anrechenbaren Reisekosten gehören neben den Fahrtkosten mit dem eigenen Pkw, öffentlichen Verkehrsmitteln oder anderen Fahrzeugen der so genannte Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungs- und Reisenebenkosten sowie Reisekosten im Ausland. Besonders den Verpflegungsmehraufwand müssen Geschäftsreisende sehr genau nachweisen und dem Fiskus detailliert Informationen über Reiseziel, Zweck und Dauer mitteilen. Und das zu jeder einzelnen Position.

Reisekostenreform im Bundesrat zunächst gescheitert

Ende November 2012 hat der Bundesrat einer geplanten Gesetzesänderung zur Vereinfachung der Reisekostenabrechnung nicht zugestimmt, als ein Grund wurden die nicht gegenfinanzierten Steuermindereinnahmen genannt, die sich durch die Reform ergeben hätten. Arbeitgeber und Unternehmen müssen also weiterhin mit den von vielen Experten als unnötig kompliziert bewerteten Reisekostenabrechnungen herumplagen. Doch zumindest gibt es praktische Tools und Vorlagen zum Thema Reisekosten, mit denen die Abrechnung zumindest vereinfacht wird. So lassen sich der Aufwand mit der Abrechnung reduzieren und die formalen Anforderungen des Finanzamtes erfüllen.

Was lässt sich an Reisekosten geltend machen?

Für eine Geschäftsreise können die Fahrtkosten in ihrer tatsächlich entstandenen Höhe geltend gemacht werden. Sofern ein qualifizierter Beleg vorliegt, auf dem die Mehrwertsteuer ausgewiesen wird, kann auch der Vorsteuerabzug geltend gemacht werden. Für Fahrten mit einem privaten Fahrzeug werden Kilometerpauschalen angesetzt.

Komplizierter abzurechnen sind die Verpflegungskosten. Abgerechnet werden hier nicht die realen Kosten, sondern Verpflegungspauschbeträge, die sich zudem danach richten, wie lange der Reisende von der eigenen Wohnung abwesend war. Beträgt die Abwesenheit mindestens 24 Stunden, können bei einer Geschäftsreise im Inland 24 Euro angesetzt werden, bei mindestens 14 Stunden sind es 12 Euro und wer mindestens 8 Stunden außer Haus ist, kann 6 Euro geltend machen. Bei einer Geschäftsreise im Ausland gelten allerdings andere, länderspezifische Pauschbeträge. Die Beträge stellen Höchstgrenzen dar, selbst bei nachgewiesenen höheren Kosten können diese nicht geltend gemacht werden.

Die Hotelentlastung wird oft vom Reisenden bezahlt

Übernachtungskosten können dagegen in tatsächlicher Höhe abgesetzt werden, dafür ist ein qualifizierte Rechnung des Hotels notwendig, aus der auch der Name des Übernachtungsgastes und die Anzahl der Nächte hervorgehen. Allerdings zahlen Hotelgäste heute oft mehr als vor dem Inkrafttreten des Wachstumsbeschleunigungsgesetzes, das die Umsatzsteuer für Hotelübernachtungen (und übrigens nur für diese, nicht aber beispielsweise für den Minibarverzehr oder das Frühstück im Hotel) auf den reduzierten Steuersatz von 7% absenkte. Besonders Geschäftsreisende sind die Leidtragenden, denn nur wenige Hoteliers haben die verminderte Umsatzsteuer weitergegeben und die Bruttopreise nach unten korrigiert. Wer daher häufig beruflich motiviert unterwegs ist, sollte sehr genau nachfragen, ob die Zimmerpreise bereits die geringere Umsatzsteuer eingepreist haben.

Auch Nebenkosten der Reise sind steuerlich anrechenbar

Kosten einer Geschäftsreise, die keine Fahrt-, Verpflegungs- oder Übernachtungskosten darstellen, sind so genannte Reisenebenkosten und können gegen Nachweis geltend gemacht werden. Das können beispielsweise Kosten für Telefon, Maut, Parkgebühren oder die Gepäckbeförderung sein, aber auch die Reisekosten von Begleitpersonen können geltend gemacht werden, sofern ein zwingender Grund für die Mitreise besteht, etwa bei einem Dolmetscher.

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1 Comment

  1. Chillum sagt:

    Habe die Leute auf nem Festival abgegeben. Lustige Jungs und guter Shop

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