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Mit Steuervorteilen im Gepäck auf Dienstreisen – Ratgeber zur Reisekostenreform 2014

„Als deutscher Tourist im Ausland steht man vor der Frage, ob man sich anständig benehmen muss oder ob schon deutsche Touristen dagewesen sind“, meinte Kurt Tucholsky (1890 – 1935), der berühmte deutsche Journalist und Schriftsteller. Zum Glück bewegen sich Dienstreisen meist im Inland, könnte man an dieser Stelle sagen.

Neben angemessenen Manieren fern der Heimat (oder nur ein paar Kilometer weiter) sind dabei sowohl für Arbeitnehmer wie für Arbeitgeber Kenntnisse über den Umgang mit Reisekosten wichtig. Mit dem Beginn des Jahres 2014 wird das neue Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerrechtlichen Reisekostenrechts gültig.

(<a href="http://www.pixabay.com" target="_blank" rel="nofollow" >© Pixabay</a>)

Vereinfachungen für Reisekosten-Abrechner

Das neue Gesetz soll das Steuerrecht vereinfachen. Für alle betroffenen Parteien, welche mit der Abrechnung von Dienstreisen befasst sind, soll dadurch der enorme Verwaltungsaufwand reduziert werden. Insbesondere werden dabei

  • die Dienstwagenbesteuerung,
  • die Verpflegungsmehraufwendungen,
  • die Fahrtkosten sowie
  • die Kosten für Übernachtungen

in den Blick genommen. Geschäfts- und Privatleute, beispielsweise Mitarbeiter im Außendienst oder Buchhaltungs-, beziehungsweise Controlling-Abteilungen erleichtern sich die Arbeit häufig noch zusätzlich. Sie verwenden speziell entwickelte Software, wie beispielsweise reisekosten von der Firma Lexware. Durch regelmäßige Updates bleiben die privaten oder geschäftlichen Nutzer solcher Programme gesetzlich auf dem neusten Stand. Dank durchdachter Software können sie nicht nur steuerliche Vorteile einfach nutzen, sondern vermeiden auch Abrechnungsfehler, die im Nachhinein teuer werden können.

Verpflegungspauschale

Reisen macht bekanntlich Appetit. Und auch wer nicht wie Goethe unterm blühenden Zitronenbaum in Italien, sondern nur hinterm Jägerzaun in Mettmann frühstückt, muss die Regelungen dafür kennen. Statt den drei existierenden Stufen wird es nur noch zwei geben:

  • 12 Euro
  • 24 Euro

Pauschal werden bei Reisen über mehrere Tage für den Tag der An- und den der Abreise 12 Euro gewährt. Der Betrag von 12 Euro gilt dann ab acht Stunden (statt bisher 14 Stunden) Mindestabwesenheitszeit. Der geldwerte Vorteil bleibt dabei unversteuert. Somit findet schon bei einer kürzeren Dienstreise von über acht Stunden eine doppelt so hohe Rückvergütung statt wie bisher. Ist der entsprechende Aufenthalt kürzer, findet keine Pauschalabrechnung statt.

Im Gegenzug kann sich aus den günstigeren Mahlzeiten für Arbeitnehmer bei der auswärtigen Tätigkeit eine Kürzung der Verpflegungspauschale ergeben. Dabei kann der Arbeitgeber ab 2014

  • 20 Prozent der Steuern für ein Frühstück
  • 40 Prozent der Steuern für ein Mittag- oder Abendessen

übernehmen (Pauschalisierungsvorschrift).

Erste Tätigkeitsstätte

Mit dem neuen Gesetz wird der Begriff „erste Tätigkeitsstätte“ eingeführt. Er ersetzt die bisherige Formulierung „regelmäßige Arbeitsstätte“. Die Fahrt zu diesem Ort wird zukünftig durch die Pendlerpauschale abgerechnet. Hierbei wird die Gesamtzahl der gefahrenen Kilometer als einfache Strecke gewertet. Beim Wechsel der Arbeitsstätten darf ab 2014 die Gesamtstrecke angegeben werden. Bei der „ersten Tätigkeitsstrecke“ fällt ab da der geldwerte Vorteil an. Fahrten mit dem Dienstwagen, die darüber hinausgehen, bleiben steuerfrei.

Unterkunftskosten und doppelte Haushaltsführung

Reisen bildet bekanntlich, im Bilde sein sollte man aber auch bei längeren Auslandsaufenthalten. Schließlich können sämtliche Kosten für Unterkünfte bei Tätigkeiten außerhalb der Grenzen der Bundesrepublik, die nicht länger als 48 Monate dauern, als Werbungskosten abgezogen werden oder sind steuerfrei. Ist der Betroffene länger im Ausland für eine Firma tätig, muss die doppelte Haushaltsführung für die Abrechnung genutzt werden. Das Maximum beträgt hierbei pro Monat 1.000 Euro.

Fazit

Wer häufig Dienstreisen unternimmt, der kann nicht nur von den Erlebnissen in der Fremde zehren, sondern das Ganze möglicherweise von der Steuer absetzen. Es lohnt also, sich über die Bestimmungen klar zu werden. Um sich die Organisation zu erleichtern, kann man spezialisierte Software nutzen. Insgesamt ist wie bei jeder arbeitsrechtlichen Neuerung eine fruchtbare Zusammenarbeit zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer vonnöten, um die Vereinfachungen des Gesetzgebers effizient für Unternehmen in Deutschland zu nutzen.

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1 Comment

  1. Annika Werber sagt:

    Haha, der Spruch von Kurt Tucholsky gefällt mir gut. Trifft er doch den Nagel (leider) auf den Kopf.

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